Справка · Блок 6 · Договоры, документы и претензионная работа

Закрывающие документы: УПД, акт, счёт-фактура

Какой документ закрывает сделку, почему его тип следует предмету договора и из-за чего комплект возвращают неподписанным. Порядок работы менеджера, а не бухгалтерская инструкция.

≈ 5 минбесплатноактуально на 15.09.2026документы

Коротко

1Закрывает сделку документ о передаче: УПД, накладная или акт. Счёт на оплату и акт сверки закрывающими не являются — счёт просит оплатить, акт сверки подтверждает совпадение расчётов.

2Тип документа следует предмету договора: поставку закрывают передачей товара, услуги и работы — актом или УПД на услугу. Расхождение всплывает через месяцы и упирается в неоплаченный заказ.

3Первичный документ составляется в момент операции. Дата документа — дата события, а не дата, когда до комплекта дошли руки.

4Счёт-фактура нужна, когда поставщик исчисляет НДС и обязан предъявить его покупателю. УПД со статусом 1 совмещает передаточный документ и счёт-фактуру, а УПД со статусом 2 подтверждает только передачу и не заменяет счёт-фактуру для целей НДС.

5У подписанта должны быть полномочия: генеральный директор подписывает по уставу, остальные — по доверенности или приказу. В клиентском поле указывают должность, расшифровку подписи и основание.

6Документ в электронном документообороте, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному оригиналу. Отправка возможна только после принятия приглашения, а по маркируемым товарам Честный знак - обмен идёт исключительно по ЭДО

Чем закрывается сделка

Комплект собирается по предмету договора и режиму налогообложения продавца.

Что по договору	Комплект документов	Что подтверждает	Чем закрыть нельзя
Поставка товара, продавец с налогом	УПД со статусом 1 либо накладная вместе со счётом-фактурой	передачу товара и сумму налога	счётом на оплату
Поставка товара, продавец без налога	УПД со статусом 2 либо накладная	передачу товара	счётом-фактурой — её в этом случае не выставляют
Услуги и работы: дизайн, нанесение, сборка наборов	акт вместе со счётом-фактурой либо УПД на услугу	факт и объём оказанного	накладной на товар
Аванс от клиента	счёт-фактура на аванс	получение денег до отгрузки	этим документом поставка не закрывается
Перевозка до склада клиента	транспортная накладная, в том числе электронная перевозочная	перевозку и выдачу груза	УПД — он не подтверждает доставку

Путь комплекта

Четыре шага от отгрузки до подписанного экземпляра.

01 · собрать

Тип и содержание

Тип документа сверяется с предметом договора. Номенклатура, количество и сумма берутся из спецификации и фактической отгрузки, а не из коммерческого предложения.

02 · отправить

Бумага или электронный обмен

В электронном документообороте отправка проходит только после того, как контрагент принял приглашение. Заранее выясняют его ИНН и оператора; по маркируемым товарам бумажный путь не подходит.

03 · подписать

Полномочия подписанта

Устав, доверенность или приказ. В клиентском поле — должность, расшифровка подписи и основание полномочий; для генерального директора основание не требуется.

04 · закрыть

Возврат экземпляра

Подписанный экземпляр возвращается продавцу, расхождения фиксируются сразу. Отсутствие подписанного документа — это открытая задолженность, даже если деньги пришли.

Клиент не подписывает комплект

Тип документа не тот

менеджер и бухгалтерия

Договор на услуги, а выставлен документ на товар — или наоборот.

Комплект переделывается: подписать такой документ клиент не может

Подписывает не тот человек

менеджер

Сотрудник без доверенности, пустое клиентское поле, нет основания полномочий.

Запрашивается доверенность или подпись уполномоченного лица

Расхождение по количеству или сумме

менеджер и склад

Отгружено не то, что в документе: пересорт, недостача, другая цена.

Оформляется корректировочный документ, а не правка задним числом

Почему комплект возвращают

Пять причин, по которым оплата уходит на следующий месяц.

Так делают

Как правильно

Документы собирают в конце квартала по памяти и переписке.

Документ составляется в момент операции: дата документа совпадает с датой отгрузки или оказания услуги.

Клиенту отправлен счёт, и сделка считается закрытой.

Счёт просит оплатить. Сделку закрывает документ о передаче: УПД, накладная или акт.

Как основание для учёта прикладывают акт сверки.

Акт сверки показывает, что расчёты сошлись, но первичные документы он не заменяет.

Комплект ушёл в электронном документообороте и висит без движения неделю.

Проверяют, принято ли приглашение и в какой системе работает контрагент: ИНН и оператора выясняют до отправки.

В клиентском поле только подпись без расшифровки.

Должность, расшифровка и основание полномочий. Без них документ вернут, а срок оплаты сдвинется.

Рабочая задача: перед отправкой комплекта

Пять сверок, каждая занимает минуту.

Тип документа совпадает с предметом договора
Номенклатура, количество и сумма сверены со спецификацией и фактической отгрузкой
Ставка налога или отметка «Без НДС» проставлена по режиму продавца
Известно, кто подписывает со стороны клиента и на каком основании
Для маркируемого товара обмен идёт электронно, приглашение принято

Граница справки

Здесь работа менеджера с комплектом: какой документ нужен и почему его возвращают. Формы, сроки хранения и проводки ведёт бухгалтерия — спорные случаи закрывают вместе с ней.

Куда дальше

ТренировкаБлок 6 «Договоры, документы и претензионная работа»Проверить себя на вопросах банка СправкаНДС в смете заказа: начислить, выделить, проверитьОткуда в документах берётся ставка и отметка «Без НДС»СправкаЧестный знак для агентства: что маркируется и кто выводит кодыКогда обмен документами возможен только электронно СправкаПретензия по тиражу: как принять и разобратьЧто делать, если расхождение нашли после приёмки

Источники и актуальность

актуально на 15.09.2026 Пересмотр: при изменении форм первичных документов и правил электронного документооборота; плановый пересмотр раз в полгода.

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», статья 9 — обязательные реквизиты первичного документа.
Налоговый кодекс РФ, статья 169 — счёт-фактура.
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ — форма универсального передаточного документа и его статусы.
Реестр тезисов отраслевого стандарта, подтемы «закрывающие документы» и «электронный документооборот» — подтверждённые тезисы.

Справка составлена редакцией МЕРЧ КОМПАС по подтверждённым тезисам отраслевого стандарта. Описывает практику отрасли, не является юридической консультацией.Нашли неточность: напишите в чат поддержки